Digitales Rathaus: Dienstleistungen „to go“ in Herborn

Dies bedeutet für eine kommunale Verwaltung Vorreiter bei Internet gestützten Serviceangeboten zu sein, um mit den technologischen Entwicklungen Schritt halten zu können und einfache wie auch bequeme Dienstleistungen anbieten zu können. Schließlich sollen Bürger und Unternehmen auf Grundlage des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis Ende 2022 möglichst alle Verwaltungsleistungen online abrufen und erledigen können. Egal ob Auto oder Wohnsitz ummelden, Geburtsurkunde bestellen oder ein Gewerbe anmelden, all dies soll dann schnell und barrierefrei auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene möglich sein. Damit Bürgerinnen und Bürger sowohl unabhängig von Öffnungszeiten online Informationen abrufen, als auch unkompliziert direkt mit einer Behörde kommunizieren können, müssen Formulare und Dienstleistungen medienbruchfrei zugänglich sein, und auch einfach und benutzerfreundlich gestaltet sein.

Für heutige und zukünftige Dienstleistungen der Stadtverwaltung sind vier Funktionen, die für die Bürger meist verborgen bleiben, unerlässlich: Ein elektronischer Arbeitsvorgang (Workflow), eine elektronische Bezahlfunktion, die Anbindung an die Finanzbuchhaltung sowie ein System zum Dokumentenmanagement mit Archivierung.
„Online-Serviceangebote sind im privaten und wie auch beruflichem Umfeld unentbehrlich. Deshalb sehen wir bei elektronischen Dienstleistungen in der Verwaltung den Schlüssel für einen guten Bürgerservice. Denn schließlich erwarten Bürger, dass sie zu jeder Zeit und von überall her auf unsere Serviceangebote zugreifen können“, begründet Bürgermeister Hans Benner die Entwicklung.

Neuen webbasierten Serviceangeboten geht immer ein interdisziplinärer Erfahrungsaustausch voraus. Hierbei wurde in den einzelnen Fachbereichen der Stadtverwaltung untersucht, welche Dienstleistungen auf Grund von gesetzlichen Vorgaben angeboten werden müssen und welche zusätzlich dazu angeboten werden können. Digitalisierung bedeute letztlich nicht, einfach elektronisch abzubilden, was früher schriftlich erledigt worden sei, sondern bedeute vielmehr, dass neue effizientere Prozesse geschaffen würden, verdeutlicht Jörg Kring, Büroleiter der Stadtverwaltung. Wesentliche Vorteile für Bürgerinnen und Bürger sind die Verkürzung von Wartezeiten, da für einzelne Anträge der Weg ins Rathaus entfällt. Auch Transparenz und Erreichbarkeit einzelner Dienstleistungen sind zu jeder Tageszeit gewährleistet. „Der gesamte Antragsvorgang dauert nur noch wenige Minuten und ersetzt den Behördengang vollständig“, freut sich Bürgermeister Hans Benner. „Nur wenige Monate nach der Einführung des neuen Standesamtsportals und der Online-Anhörung für Geschwindigkeitsüberschreitungen konnten gemeinsam mit dem städtischen IT-Service und dem IT-Dienstleister ekom21 rechtliche und technische Fragen abgestimmt, weitere Online-Bezahlmöglichkeiten erprobt und in Teile der Fachverfahren integriert werden“, so Hans Benner.

Die eingesetzte Software Civento ist eine E-Government-Anwendung der ekom21, dem größten kommunalen IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen. Civento ist eine modulare Prozessplattform, die sich stetig erweitert lässt. Wichtige Instrumente der neuen digitalen Dienste sind das umfassende Fallmanagement, Tools zur Authentifizierung oder zum E-Payment. Überzeugt haben die Verantwortlichen der Stadtverwaltung auch das angebundene Datenbanksystem für Arbeitsvorgänge, Formulare und die Möglichkeit zum Verwalten von e-Akten. Dienstleistungen und damit verbundene Arbeitsprozesse können nutzerfreundlich komplett online vom Antrag über die Bearbeitung und Bezahlung bis hin zum Ausstellen eines Bescheids abgewickelt werden. Dabei passt sich das Serviceangebot automatisch an jedes Endgerät an, so dass die Darstellung auf allen Medien, ob Smartphone, Computer oder Tablet überzeugt.

Vorteile des digitalen Fallmanagements mit dem Civento-Tool sind für städtische Bedienstete ein umfassendes Online-Portal, das Antragstellung, Kommunikation und Übermittlung von Dokumenten medienbruchfrei bündelt. Es vereinfacht Kommunikationswege zwischen Bürgern und Stadtverwaltung. Auf dem Weg zu digitalen Dienstleistungen können Arbeitsabläufe standardisiert und effizienter organisiert werden. Dabei werden bestehende Fachverfahren geprüft und verbessert, und gleichermaßen Arbeitsabläufe vollständig digitalisiert. Weil jedoch die Digitalisierung von kommunalen Angeboten alle Städte und Gemeinden umtreibt, kann die Stadt Herborn, durch den IT-Dienstleister ekom 21, bei einigen Themenbereichen auf das Wissen und die Erfahrungen anderer Kommunen zurückgreifen und übertragen.
Zum neuen digitalen Serviceangebot der Stadtverwaltung gehört ab August auch die Anmeldung eines sog. Zweckfeuers beim Fachdienst Öffentliche Ordnung.
Alle anfallenden Gebühren können per giropay, PayPal oder paydirekt gezahlt werden. Nach der Zahlung wird eine elektronische Benachrichtigung verschickt und der Bescheid zur Genehmigung der jeweiligen Serviceleistung, beispielsweise ein neuer Bewohnerparkausweis (ab Dezember 2019), als PDF-Datei im Serviceportal zur Verfügung gestellt. „Nur wer Digitalisierung aktiv angeht und sie zum Nutzen seiner Bürger, wie auch der Verwaltungsmitarbeiter gestaltet, kann heute schon an die Entwicklungschancen von übermorgen denken“, verdeutlicht der Rathauschef Hans Benner. (dg)

Neue Dienstleistungen, die im Laufe des Jahres hinzukommen, sind kursiv dargestellt.

Bild: Stadt Herborn