Wir stellen vor: Fachdienst Finanzen, Kasse und Steuern

Wenn Arbeitnehmer im Finanzsektor heute einen Tag ohne Computer auskommen müssten, wäre dies ärgerlich, aber kein Problem. Fällt die Hard- oder Software unerwartet für mehrere Tage aus, stellt das schon ein größeres Problem dar. Wenn die Technik der städtischen Finanzverwaltung hingegen unerwartet gestört sein sollte, wäre dies ein äußerst ungünstiger Fall und würde den Dienstbetrieb in der Stadtverwaltung massiv einschränken. Sich eine Finanzabteilung ohne Computereinsatz vorzustellen, geht heute nicht mehr. Im Privaten nutzen viele heute das Onlinebanking, auch in der Stadtverwaltung  geht ohne Computer und Fachanwendungen fast nichts mehr. Bei jährlich circa 11.500 Rechnungen, etwa derselben Anzahl Dauerbescheide und etwa 2.800 neuen Steuerbescheiden, die bei der Stadtverwaltung bearbeitet, bezahlt und archiviert werden müssen, kann man sich ausmalen, dass eine Störung der Computer-Infrastruktur der „worst case“ wäre.

Doch wie muss man sich die Finanzverwaltung, oder sogenannte Haushaltswesen, einer Kommune vorstellen? Ein genaues Bild erhält, wer sich mit den Aufgaben der neun Bediensteten im Fachdienst Finanzen, Kasse und Steuern der Stadtverwaltung befasst. Städte und Gemeinden finanzieren sich in erster Linie aus fünf Finanzquellen: Steuern, Gebühren und Beiträgen, Mitteln aus dem kommunalen Finanzausgleich, laufenden Erträgen (aus Verpachtungen) sowie Kreditaufnahmen. Die Steuererträge speisen sich in erster Linie aus den Gemeindesteuern – Grundsteuer A (Land- und Forstwirtschaft), Grundsteuer B (bebaubare oder bebaute Grundstücke) sowie Gewerbesteuer. Andere kommunale Steuern wie Hunde- oder Spielapparatesteuer machen nur einen kleinen Teil des Steueraufkommens aus. Sofern sich für eine Steuerart keine Änderungen ergeben, wie etwa bei der Grundsteuer (fällig zur Mitte jedes Quartals) oder Hundesteuer (fällig am 1. Juli), erhalten Steuerpflichtige einmal einen Dauerbescheid, der seine Gültigkeit behält bis sich die Besteuerungsgrundlagen ändern.

Die kommunale Haushaltswirtschaft erfasst wie bei der unternehmerischen Bilanz alle Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Auszahlungen. Dem Fachdienst Finanzen, Kasse und Steuern obliegt die Anlagenbuchhaltung. Die Einnahmen und Ausgaben werden jährlich als Planzahlen im Haushaltsplan dargestellt und werden im Jahresabschluss über das abgelaufene Haushaltsjahr als reale Größen erfasst.  Das Aufstellen des Haushaltsplans wie auch die Kosten- und Leistungsrechnung werden von der Stabsstelle Controlling in der Stadtverwaltung verantwortet. Die kommunale Finanzverwaltung  ist im Verlauf eines Jahres von zyklischen wiederkehrenden Aufgaben geprägt, sei es beispielsweise durch den Versand von Steuerbescheiden oder das Erstellen der Jahresabschlüsse für die Beteiligungen der Stadt und der Stadt selbst. Auch im ersten Halbjahr werden Zwischenberichte über die bisherige Haushaltsführung erarbeitet, in der zweiten Jahreshälfte werden erwartete Steuererträge und Aufwendungen für Umlagen, die zum Aufstellen des Haushaltsplans wichtig sind,  an die Stabstelle Controlling gemeldet.

Es ist Aufgabe der Mitarbeiter der Stadtkasse den internen und externen Zahlungsverkehr – ob bar oder unbar - zu erledigen sowie Gemeindessteuern und Gebühren einzuziehen. Die Stadtkasse kümmert sich um den Einzug der Gebühren für Kitas, Dienstleistungen im Bürgerbüro oder der Parkautomaten. Eine weitere wichtige Aufgabe der Stadtkasse ist die Liquiditätsplanung, damit die Stadt stets ihren finanziellen Verpflichtungen nachkommen kann. Bei der Stadtkasse können offene Forderungen, für beispielsweise Gemeindesteuern oder Strafzettel für Falschparken, bezahlt werden. Ebenfalls zählen das Mahnungswesen sowie die Vollstreckung von Forderungen zu den Aufgaben der Stadtkasse.  

Bis in das Jahr 2014 war das Rechnungswesen der Stadt überwiegend papierbasiert, was bedeutete, dass Unmengen Aktenordner und –Schränke mit Rechnungen und Nachweisen über den Zahlungsverkehr bestückt waren. Für den Arbeitsalltag hieß dies beispielsweise, dass ein Sachbearbeiter auf allen Rechnungen handschriftlich die Buchungsdaten notierte. Diese Rechnungen gab der Sachbearbeiter an die Fachabteilungen weiter. Im Einzelnen wanderte eine Papierrechnung früher bis zu ihrer Bezahlung durch viele Hände. Grund dafür ist die Vorgabe der Gemeindehaushaltsordnung (GemHVO) und Gemeindekassenverordnung (GemKVO), dass Zahlungen stets dem Vier-Augen-Prinzip unterliegen müssen.

Auch heute wird dieses Prinzip gewahrt, nur eben nicht mehr in Papierform, sondern digital. In der digitalen Anwendung sind das Mitzeichnen und Freigeben von Zahlungen viel einfacher und es erfordert meist nur einen Mausklick. Zudem ist das Archivieren und Wiederfinden eines Buchungsbelegs unkomplizierter. Heute ist für alle anfallenden Aufgaben in den drei Themenfeldern Kasse, Finanzbuchhaltung und Steuern die Nutzung von Computer und Fachsoftware unumgänglich. Der sogenannte digitale Rechnungsworkflow wird seit 2014 genutzt und überführte viele Arbeitsabläufe im Fachdienst Finanzen in eine digitale Anwendung. Ein Mitarbeiter des Fachdienstes Finanzen pflegt digital für jeden Zahlungsvorgang die finanzspezifischen Stammdaten, danach  muss jede Zahlungsverpflichtung von der Fachabteilung auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden. Ein Mitarbeiter stellt fest, ob eine Rechnung sachlich richtig ist, das heißt eine Sache oder Dienstleistung tatsächlich bestellt wurde und die Leistung der bestellten Ware entspricht. Ein zweiter Mitarbeiter prüft die Rechnung dann rein rechnerisch. Sowohl die Sachbearbeiter der Finanzabteilung, als auch die Sachbearbeiter in anderen Fachdiensten behalten mit dem digitalen Rechnungsworkflow stets einen Überblick über den Status einer Rechnung. Heute kann die Bearbeitung einer Rechnung auch bei Abwesenheit eines Mitarbeiters von einem Kollegen fortgesetzt werden. Der digitale Rechnungsworkflow verkürzt nicht nur die Durchlaufzeit einer Rechnung, sondern bietet auch große Vorteile bei der automatisierten Belegarchivierung und Suche abgeschlossener Zahlungen.

„Die Kommunale  Haushaltswirtschaft ist zwar komplex, aber nicht kompliziert, wenn man sich vertieft damit befasst“, hebt Fachdienstleiter Patrick Häde hervor, „viele Menschen haben eine falsche Vorstellung von unserer Arbeit, sie denken vielleicht die Arbeit ist eintönig. Sicher, man braucht schon eine Affinität zu Zahlen, aber die wechselnden Aufgaben im Haushaltsjahr wie auch die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen und Außenstellen, wie z. B. Bäderbetrieben, Stadtmarketing GmbH und Tierpark, machen die Arbeit des Fachdienstes alles andere als dröge oder monoton.“